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1.8 Controles y Procedimientos para el manejo de Recursos Humanos
1.8.1 Técnicas de Control y Procedimientos en el Manejo de los Recursos Humanos
Implica el establecimiento de estándares de operación, unidades de medida y normas para la actuación, así como la determinación de puntos estratégicos para la valoración de las acciones y la medición de resultados.
Control, palabra procedente de la lengua francesa, compuesta por la preposición “contra” que traduce como contra, y el sustantivo “role”, identificado como registro.
Asimismo es una forma de medición, inspección o vigilancia de algo. En administración se interpreta como el proceso para comprobar que el desarrollo de las actividades se efectúa de acuerdo con lo planeado, señalando en caso de omisiones y desviaciones las medidas correctivas pertinentes.
Los Principios del Control
Nos permiten estructurar y agrupar las funciones para que puedan deducirse de ellos fácil y correctamente. La aplicación racional del Control debe fundamentarse en los siguientes principios:
Equilibrio
A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, el delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.
De los Objetivos
Se refiere a que el Control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se evalúa el logro de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas específicas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido, mismas que se determinan con base en los objetivos. La efectividad del control está en relación directa con la precisión de los estándares. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y de dinero.
De la Oportunidad
El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control, cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecución de los objetivos al mínimo.
De las Desviaciones
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.
El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que éste represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que éste reporte. Un control sólo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de él; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúe resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implantación.
De Excepción
El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuáles funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios
Costeabilidad
Es el establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que éste represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que reporte.
Un control solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de él; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúe resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implantación.
De la Función Controlada
La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Una aplicación clara de este principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que elabora los estados financieros de una empresa no será la persona más idónea para auditarlos o determinar si son verídicos o no, ya que en dicha evaluación pueden intervenir aspectos de carácter personal.
Actividad 50. "Técnicas de Control y Procedimientos en el Manejo de los Recursos Humanos "
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Realiza el siguiente quizz, y al finalizarlo sube tu evidencia a classroom.
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1.8.1.1 Diagrama de Gantt
La gráfica de Gantt o de barras fue desarrollada por Henry L. Gantt, notable pionero en el campo de la administración industrial, como un medio para controlar el material de producción bélico.
La gráfica de Gantt como su nombre lo indica es un auxiliar para representar gráficamente una serie de actividades reflejadas en el tiempo, es decir, en la gráfica se incluye el tiempo en el cual se deben ejecutar una serie de actividades, puede ser una semana, un mes, un año, etc., dependiendo de la magnitud del proyecto.
Mediante barras se representan las diferentes actividades, por lo que también se denomina diagrama de barras, que es necesario cubrir en pequeños o largos lapsos. El eje horizontal de la gráfica se usa para representar el tiempo y en la columna vertical se enlistan las actividades. La gráfica se usa para comparar la ejecución planeada con las actividades llevadas a cabo, mediante la adición periódica de líneas, representando lo que se ha realizado en el último período. Esta técnica consiste básicamente en:
Determinar las actividades que comprende un proyecto y en el orden que tienen que realizarse.
Estima la duración de cada una de las actividades, en minutos, horas, días, etc.
Representa el tiempo estimado en cada una de las actividades, indicando correctamente cuándo empiezan y cuándo terminan.
El procedimiento para elaborar la gráfica de Gantt es sencillo. La dificultad para hacerla depende del proyecto de que se trate, por ejemplo: supongamos que en una empresa que inicia, se requiere hacer la planeación de los recursos humanos. Las actividades a realizar, a grandes rasgos, son:
Reclutamiento de personal.
Preselección.
Realización de cursos selectivos de capacitación.
Evaluación de los candidatos.
Selección.
Contratación.
Introducción.
Cursos de capacitación y desarrollo.
Una vez que se tienen enlistadas las actividades que comprende el proyecto, debemos determinar su duración y ubicarlas en el tiempo, es decir, procedemos.
Las gráficas de Gantt son instrumentos útiles para la planeación y control de los procedimientos que se llevan a cabo dentro de las organizaciones.
1.8.1.2 Diagrama Flujo
“Es una representación gráfica de los pasos de trabajo, efectuados en la elaboración del producto; la gráfica normalmente se inicia cuando la materia prima entra a la planta o departamento y se rastrea cada paso efectuado hasta que llega a ser una unidad terminada. Se usa primordialmente para analizar un proceso o serie de operaciones”.
La mecánica para el trazo de la gráfica o diagrama de flujo, es por medio de símbolos que actúan como lenguaje; representando la actividad que se realiza y permitiendo que otras personas comprendan con facilidad (siempre y cuando tengan conocimientos sobre gráficas). Los símbolos citados son los propuestos por la Asociación de Ingenieros Mecánicos de Estados Unidos (ASME).
En un diagrama de flujo normalmente se colocan seis o más columnas en las que se
anotan los siguientes datos:
1. Una para los símbolos.
2. Una para distancias, que indique cuánto viaja una unidad de producto para cada símbolo de movimiento.
3. Una para explicación o descripción que defina la actividad indicada por el símbolo.
4. Una para cantidades indicando el número de unidades en que se está laborando.
5. Una para tiempo en la que se registre la cantidad de tiempo requerido para efectuar cada símbolo.
6. Se proporciona una columna, generalmente en el extremo derecho para el listado de preguntas o sugerencias para mejorar cada paso del proceso.
La gráfica se hace con la asignación de un símbolo apropiado de la lista para cada paso de la tarea. El trabajo sobre el producto se registra en la gráfica en forma secuencial en el tiempo.
Otros pasos son:
-Se define con claridad el trabajo o la operación a estudiarse en el encabezado de la forma.
-Seleccionar el tema de estudio (ya sea trabajador o material) y se asegura que cada paso en el análisis se relaciona con el aspecto en cuestión.
-Se selecciona un punto específico para iniciar y terminar el ciclo de pasos a estudiar; incluye sólo los elementos referentes al tema.
-Se describe cada paso con claridad y en forma concisa; asegurándose que no se omitan ni se antepongan los pasos. Esto debe hacerse en el local de la planta mientras se observan las condiciones reales de trabajo.
-Identifica cada elemento como una operación, un transporte, una inspección, un retraso o un almacenamiento en la columna que se ha dispuesto.
1.8.1.3 Ruta Crítica
El camino crítico o ruta crítica (CPM) es definido como una herramienta administrativa que representa gráficamente eventos y actividades en una red.
Camino Crítico:
Es el camino más prolongado, en cuanto a tiempo, en la realización de un proyecto. Es decir, aquel de todos los planes o caminos que sea el de duración más prolongada será el que se le considere camino crítico.
Ruta Crítica:
Es una técnica que permite prever, en gran parte los problemas que se presentarán en la ejecución de un proyecto y, por consiguiente, permite programar las actividades de manera que no tropiece con esos problemas. Sirve para planear, programar y controlar proyectos.
El método de camino crítico, inicialmente tuvo su mayor aplicación en el área de producción, pero, por las ventajas que representa como herramienta de planeación y control, se ha adoptado en diversos proyectos de las demás áreas funcionales. Es muy utilizado en programas de:
Construcción de plantas industriales
Mantenimiento
Preparación de presupuestos
Auditoría contable y administrativa
Lanzamiento de nuevos productos al mercado
Campañas de publicidad
Investigación de mercados
Entrenamiento
Relaciones públicas, etc.
Objetivo de la Ruta Crítica
La Ruta Crítica tiene por objetivo ver cuál es el tiempo máximo que se tarda en un proyecto; también podemos ver el costo por cada día de retraso, y primordialmente sirve para planear, coordinar y controlar proyectos.
Elementos de la Ruta Crítica
Debemos de conocer cuáles son sus actividades y la duración de las mismas. Por tal motivo debemos de definir los elementos del proyecto a graficar:
Actividades. Son las tareas que hay que realizar.
Recursos. Son elementos a utilizar (hombres, materiales, maquinaria, dinero y tiempo).
Restricciones. Son condiciones bajo las cuales hay que trabajar y quedan fuera de nuestro control.
Los requisitos del proyecto son:
Un objetivo y el conjunto de actividades que deben de realizarse para lograr dicho objetivo.
Planeación. Es necesario conocer la lista de actividades, las fechas de terminación, el tiempo necesario para realizarlas; su interdependencia y la secuencia u orden de ejecución.
Redes de actividades. Es una representación objetiva del proyecto, mediante una gráfica de flechas o diagramas de flujo, comprende la descripción del plan, mediante la secuencia de los pasos necesarios para obtener los objetivos que se han delineado.
Su utilidad consiste en que:
- Marca o predice el efecto de un proyecto, en tiempo y recursos disponibles.
Las reglas que debe cumplir una red de actividades son:
1ª. Cada actividad debe tener un evento predecesor y un evento sucesor con excepción de las de iniciación y terminación.
2ª. Ninguna actividad puede iniciar antes de que culmine el evento predecesor; y ningún evento ha de considerarse concluido antes de que hayan terminado todas las actividades que conducen a él.
3ª. Los eventos deben interrelacionarse con otros eventos.
4ª. Algunos eventos sólo tienen referencia con otros eventos, a través de flechas de liga o actividades virtuales (o ficticias).
5ª. No puede haber flechas (actividades) en ambos sentidos entre dos eventos.
6ª. Ningún evento puede ser seguido por una ruta de actividades que conduzca de regreso al mismo evento, es decir, se prohíbe el ciclo.
Actividad 51. "Técnicas de Control y Procedimientos en el Manejo de los Recursos Humanos II "
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1.8.2 Herramientas de Control y Procedimientos en el Manejo de los Recursos Humanos
Técnicas de Control (Controles)
Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control.
Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios a través de los cuáles el administrador se allega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. Los sistemas de información que puede utilizar una empresa son múltiples y variables y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa.
Comprenden técnicas tales como contabilidad, auditoría, presupuestos, sistemas computarizados, sistemas mecanizados, archivos, formas y reportes e informes. Lo verdaderamente importante al establecer un sistema de información es aplicar los principios de excepción, de costeabilidad, de oportunidad y el del objetivo, a fin de que realmente reditúe beneficios su utilización. Es trascendental tomar en cuenta la necesidad de la implantación de un sistema de información, ya que muchas veces el deseo de controlar puede originar papeleo excesivo, burocratización y obstaculizar la eficiencia.
Reportes e informes
Existen múltiples tipos de reportes e informes, básicamente pueden clasificarse en:
a) Informes de Control que se utilizan para el control directo de las operaciones.
b) Reportes de Información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes.
En términos generales, al diseñar, elaborar y presentar un informe, es conveniente tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar confusiones.
Concentración sobre las excepciones. Deben revelar indicadores importantes, puntos débiles y fuertes más que situaciones comunes.
Claridad y concisión. Los informes muy largos, detallados y genéricos, originan confusión y desatención por parte de quien los recibe.
Tipos de control
La gerencia puede instrumentar controles antes de que una actividad comience, mientras ésta tiene lugar o después del hecho.
Control protoalimentación
El tipo más deseable de control, evita problemas anticipados. Se llama así porque ocurre antes que la actividad real. Está dirigido al futuro. Por ejemplo, los administradores en una empresa pueden contratar personal adicional tan pronto como el gobierno anuncie que la empresa ha ganado un contrato para la construcción de cabañas en Canadá con motivo de un tratado bilateral de cooperación turística. La contratación de personal antes de tiempo evita retrasos potenciales. La clave de estos controles es que la acción administrativa es tomada antes de que ocurra un problema.
Control concurrente
Tiene lugar mientras una actividad está en proceso. Cuando el control se ejerce mientras el trabajo está ejecutándose, la gerencia puede corregir problemas antes de que se tornen demasiado costosos.
El mayor defecto de este tipo de control es que, cuando el administrador tiene la información y si hay un problema significativo, el daño ya está hecho. Es análogo el proverbio “tapar el pozo después de ahogado el niño”. Pero en muchas actividades, la retroalimentación es el único tipo viable de control.
La retroalimentación tiene dos ventajas sobre el control protoalimentación y concurrente. Primero, la retroalimentación provee a los administradores de información significativa de qué tan efectivo fue el esfuerzo de planeación. Si la retroalimentación indica poca variación entre el desempeño estándar y el real, es evidente que la planeación estuvo en el punto. Si la desviación es grande, esta información puede usarse al formular nuevos planes para hacerlos más eficaces. Segundo, el control de retroalimentación puede ampliar la motivación de los empleados. La gente quiere información de la eficiencia con que se ha desempeñado. El control de retroalimentación suministra esa información.
Funciones Administrativas del Control
El proceso de control consta de tres pasos separados y distintos:
a) Medición del desempeño real.
b) Comparación del desempeño real con el estándar.
c) Acción administrativa.
Antes de considerar cada paso en detalle, es importante reconocer que el proceso de control supone que los estándares de desempeño ya existen. Estos estándares son los objetivos respecto a los cuales se puede medir el progreso, y se crean en la función de planeación.
a) Medición
Para determinar qué es el desempeño real, es necesario adquirir información acerca de éste. La primera etapa de control es la medición. Consideremos cómo medimos y qué medimos.
Cómo medimos:
Cuatro fuentes comunes de información, usadas con frecuencia por los administradores para medir el desempeño real, son la observación personal, los informes estadísticos, los informes orales y los informes escritos. Cada uno tiene puntos fuertes y débiles, pero una combinación de ellos incrementa tanto el número de fuentes de información como la probabilidad de recibir información confiable.
La observación personal brinda información de primera mano y profunda sobre la actividad real, sin que la información sea filtrada por otros. Permite una cobertura intensiva, dado que pueden observarse tanto las actividades de desempeño mayores como las menores, así como las oportunidades para que el administrador “lea entre líneas”. Puede recoger omisiones, expresiones faciales y tonos de voz que pueden perderse en otras fuentes. Por desgracia, en una época en que la información cuantitativa sugiere objetividad, la observación personal a veces se considera como una fuente inferior de información. Está sujeta a percepciones parciales.
La adquisición de información a través de conferencias, juntas, conversaciones personales, o por teléfono, representan ejemplos de informes orales. Las ventajas y desventajas de este método de medición de desempeño son similares a los de la observación personal. Aún cuando esta información está filtrada, es rápida, permite la retroalimentación y capta la expresión del lenguaje y el tono de vez, así como las propias palabras, para trasmitir un significado. Por mucho tiempo, uno de los defectos fundamentales de los reportes orales fue el problema de documentar la información para referencias posteriores. Sin embargo, nuestras capacidades han progresado en las últimas tres décadas al grado que los informes orales pueden ser tan bien documentados y permanentes como si fuesen escritos.
El desempeño real también puede medirse por informes escritos. Al igual que los informes estadísticos, son más lentos pero más formales que las medidas orales de primera y segunda mano. Esta formalidad también significa con frecuencia mayor profundidad y concisión que las que dan los reportes orales. Dadas las ventajas y desventajas de cada una de estas cuatro técnicas de medición, los esfuerzos de control amplio de los administradores deben comprender la utilización de las cuatro. Tal enfoque incrementa tanto las fuentes como la confiabilidad de la información obtenida.
Qué medimos:
Lo que medimos es tal vez más delicado para el proceso de control que cómo medimos. La selección de criterios equivocados puede provocar una serie de consecuencias. Además, lo que medimos determina en gran medida aquello en que la gente de la organización tratará de sobresalir.
b) Comparación
La etapa de comparación determina el grado de variación entre el desempeño real y el estándar. Cierta variación en el desempeño puede esperarse en todas las actividades; por lo tanto, es indispensable determinar el rango de variación aceptable. Las desviaciones excesivas de este rango se vuelven significativas y atraen la atención del administrador; así que en la etapa de la comparación, los administradores están particularmente preocupados por el tamaño y la dirección de la variación.
c) Acción administrativa
La tercera y última etapa en el proceso de control es la acción administrativa. Los administradores pueden en realidad escoger entre tres cursos de acción. Pueden no hacer nada; pueden corregir el desempeño real o pueden revisar el estándar. Puesto que “hacer nada” es bastante elocuente, analicemos más de cerca los otros dos. Corregir el desempeño real. Si la fuente de la variación ha sido un desempeño deficiente, el administrador querrá tomar acciones correctivas. Ejemplos de estas acciones pueden incluir cambios en la estrategia, la estructura, las prácticas de compensación o los programas de capacitación, el rediseño de puestos o el reemplazo de personal.
Factores que comprenden el Control
Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:
a) Cantidad.
b) Tiempo.
c) Costo.
d) Calidad.
Los tres primeros, son de carácter cuantitativo y el último como su nombre lo indica, es eminentemente cualitativo. El factor cantidad se plica en actividades en las que el volumen es importante, a través del factor tiempo se controlan las fechas programadas, el Costo es utilizado como indicador de la eficacia administrativa ya que por medio de el se determinan las erogaciones de ciertas actividades.
Por ultimo la calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa, se puede lograr una mejor comprensión de los factores del control a través de la siguiente figura:
Control de mercadotecnia
Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor, es de vital importancia para el control de la empresa en general y para la elaboración de estrategias y planes de mercadotecnia comprenderá áreas tales como, ventas, desarrollo de productos, distribución, publicidad y promoción, se efectúa mediante el estudio de informes y estadísticas en donde se analiza si las metas mercadotecnia se han cumplido o no.
Desarrollo de planes a corto y mediano plazo, evaluación de la efectividad de vendedores.
Control de ventas
Los pronósticos y presupuestos de ventas son sociales para el establecimiento de este control, ya que permiten fijar normas de realización sin las cuales sería imposible evaluar las ventas y las cuotas que deben cubrir. La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas de tal forma que sea posible detectar desviaciones.
Control de Finanzas
Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran. Establecer lineamientos para evitar pérdidas y costos innecesarios, y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organización, auxiliando de esta manera a la gerencia en la toma de decisiones.
Auditoría de recursos humanos
Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias, la recolección de estos datos se efectúa con base en el análisis y en la interpretación de la información estadística de cada una, todas o algunas de las áreas que se mencionan a continuación:
a) Evaluación de la actuación, como su nombre lo indica, mide la efectividad de los miembros de la organización, con base en estándares de actuación que evalúan resultados teniendo en cuenta factores como, rotación, ausentismo, perdidas por desperdicio, quejas de consumidores, reclamaciones de clientes, coeficiente de mano de obra, quejas etc.
b) Evaluación de reclutamiento y selección. Evalúa la efectividad de los programas y procedimientos relativos a esta área mediante el análisis de aspectos como, efectividad en el procedimiento de selección de personal y su integración a los objetivos de la empresa.
c) Retiros y despidos (las causas que lo provocan).
Control por Áreas Funcionales
Una de las ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genérico como específico, a fin de determinar la acción correctiva necesaria, el control se aplica en las cuatro áreas básicas de la empresa y a cada una de sus subfunciones, se consideran las más usuales:
Control de producción
La función del control en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para lograr esto, se aplican técnicas tales como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programación lineal y dinámica, análisis estadístico y gráficas, control de la calidad , control de inventarios, permite disponer de cantidad adecuada de materias y/o productos, evitar pérdidas considerables en las ventas, reducir al mínimo las interrupciones de la producción, reducir los costos en los materiales ociosos.
Clases de inventarios de materias primas, son aquellas que no han sufrido ningún cambio previo al proceso de producción y son utilizados directamente en el mismo.
Materiales en proceso. Se utilizan en la elaboración del producto y su aspecto ha cambiado por resultados del proceso.
Productos terminados. Son productos terminados que están listos para su almacenamiento.
Partes de la maquinaria y/o herramientas. No forman parte del producto, pero son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las maquinas.
El objetivo fundamental del Control de Producción es programar, coordinar e implementar todas las medidas tendientes a lograr un optimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas la necesidades del departamento de ventas, existen diversos sistemas de control y planeación de la producción, y reporta los siguientes beneficios:
Disminución de tiempos ociosos.
Reducción de costos.
Evita demoras de producción.
Permite cumplir, al departamento de venta, sus compromisos.
Control de compras.
Control presupuestal
Los presupuestos se elaboran durante el proceso de planeación, sin embargo son, también control financiero, al permitir comparar los resultados reales en relación con los presupuestos y proporcionar las bases para aplicar las medidas correctivas adecuadas. Incluir las principales áreas de la empresa: ventas, producción inventarios, compras, etc. Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de dificultad.
Control de Recursos Humanos
Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los objetivos de este departamento.
Evaluación de la capacitación y desarrollo
Es una de las áreas cuya evaluación es más difícil, pero, también más necesaria. Dicha evaluación puede efectuarse mediante el estudio de ciertos índices.
a) Productividad. Estudios de productividad antes y después del entrenamiento.
b) Desarrollo de personal. Carrera de ascensos y contribución del elemento humano en aspectos de creatividad y productividad en relación con los cursos de capacitación.
Procedimientos
Normalmente los autores que hacen referencia a procedimientos jamás los separan de los sistemas, debido a que todos los sistemas requieren de los procedimientos para llevar a cabo sus objetivos.
Concepto
Guillermo Gómez Ceja: El Procedimiento es una serie de labores concatenadas que constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo encaminado al logro de un fin determinado.
R. A. Jonson, F. E. Kast, J. E. Rosenzweig: El Procedimiento (o método) dice cómo hacer el trabajo, qué proceso usar y otra información general respecto al trabajo.
Jorge Barajas Medina: Los Procedimientos son los planes que describen detalladamente la secuencia de los pasos que deben seguirse para ejecutar ciertas actividades de la manera más eficiente.
Salvador Mercado H.: Es una secuencia de labores debidamente ordenadas, cuyo objetivo principal es llevar a cabo una determinada labor. Los procedimientos se apoyan en los objetivos y políticas, ya que son consecuencia de los mismos.
Wilburg Jiménez Castro: Procedimientos: Nervios de un sistema operativo de labores dentro de una empresa o institución.
William A. Bocchino: El Procedimiento es un método preciso, etapa por etapa, para obtener la solución de un problema.
Lourdes Munch Galindo y José García Martínez: Los procedimientos permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y específicas; se establecen de acuerdo con la situación de cada empresa, de su estructura organizacional, clase de producto, turnos de trabajo, disponibilidad del equipo y material, incentivos y muchos otros factores.
Establecen el orden cronológico y la secuencia que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
Objetivos de su estudio
El objetivo primordialmente básico de todo estudio de procedimientos, es simplificar los métodos de trabajo, eliminar las operaciones y la papelería innecesarias; con el fin de reducir los costos y dar fluidez y eficacia a las actividades.
Importancia de los Procedimientos
Aquellos hábitos o costumbres de un organismo social. Estableciendo analogía física con una persona podemos ver la importancia que tiene en su vida. Si una persona tiene hábitos o costumbres negativas, su vida estará llena de obstáculos y nunca se podrá realizar plena ni satisfactoriamente.
Del mismo modo, si todo organismo social tiene procedimientos complejos, ilógicos, contradictorios, etc., tampoco podrá realizar los objetivos señalados. De aquí la importancia del estudio y mejoramiento de los procedimientos.
Lineamientos que se deben seguir para el estudio de Procedimientos.
a) Seleccionar el trabajo o procedimiento que se va a estudiar.
b) Registrar todos los datos relativos al procedimiento.
c) Examinar críticamente los datos del procedimiento.
d) Desarrollar el procedimiento más adecuado, según los objetivos y políticas del organismo de que se trate.
e) Adoptar el procedimiento propuesto.
f) Mantener actualizado el procedimiento, estableciendo los controles adecuados.
Localización de los Procedimientos
Los procedimientos están contenidos dentro de los sistemas, en la figura que se presenta a continuación, se observa claramente dónde se localiza el proceso.
Entrada de insumos: Es el suministro de recursos para la operación del sistema.
Proceso o transformación de los insumos: Comprende las actividades de hombres y máquinas para convertir los insumos en productos terminados, y es aquí donde entran los diferentes procedimientos según el objetivo del sistema para la elaboración de bienes o prestación de servicios a la comunidad.
Salida de productos: Constituye la finalidad por la cual se integraron los elementos del sistema.
Retroalimentación: Es la información que recibe el sistema y que ayuda a mantener o perfeccionar su desempeño, para que los resultados sean acordes con los objetivos establecidos.
Medio: Es la influencia de las fuerzas externas (gobierno, competidores, proveedores, acciones tasa, distribuidores, clientes) que puedan afectar al organismo social, para adaptarlo a nuevas circunstancias.
Utilidad de los Procedimientos
Los procedimientos sirven para implantar las políticas que regulan las acciones en las empresas, prescribiendo el curso que debe tomarse para la administración de las organizaciones.
Sistemas y Procedimientos como un Todo Integrado
Los sistemas y procedimientos se encuentran interrelacionados, es por eso la necesidad de determinar el nivel que corresponda a los fines del análisis, conocer cuál es el objetivo o función del sistema, determinar qué elementos lo integran, qué relaciones se dan entre ellos y cuáles son los procedimientos que se desarrollan dentro del sistema para que éste cumpla con su función u objeto.
Actividad 52. "Herramientas de Control y Procedimientos en el Manejo de los Recursos Humanos"
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1.8.2.1 Tipos y Procedimientos de Elaboración de los Manuales
“Los manuales son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa”. (Lourdes Munch Galindo).
“En esencia los manuales representan un medio de comunicar las decisiones de la administración, concernientes a organización, políticas y procedimientos”. (Víctor Lázaro).
“Un manual es un registro escrito de la información y de las instrucciones que se relacionan y pueden utilizarse para guiar los esfuerzos de los empleados de una empresa.” (George R. Terry).
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir, en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.), así como instituciones y lineamientos necesarios para su tarea (Benjamín Franklin).
Representan un libro de orientaciones; una fuente para los datos que se creen esenciales para el más elevado desempeño en el trabajo. Haciendo que las instrucciones sean definitivas, proporciona un arreglo rápido de las malas interpretaciones, muestra a cada uno de los empleados como encaja el puesto en el total de la organización; y señala la forma en que el empleado puede contribuir; tanto al logro de los objetivos como al mantenimiento de buenas relaciones con otros empleados.
Por su naturaleza o Área de aplicación
Macroadministrativos:
Son instrumentos que involucran a todo un grupo o sector, o a dos o más de las organizaciones que lo componen.
Mesoadministrativos:
Son instrumentos que involucran uno de los organigramas más extenso que se pueden ver en una empresa. Representa todas las compañías o sociedades que forman parte de la actividad revelando las características estructurales de un determinado sector.
Microadministrativos:
Son los manuales que corresponden a una sola organización y pueden referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus áreas en forma especifica.
Objetivos
Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicidad de funciones y detectar omisiones.
Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.
Agilizar el estudio de la organización.
Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.
Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación, y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.
Determinar la responsabilidad da cada unidad y puesto en relación con el resto de la organización.
Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que lo componen.
Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de los bienes, prestadores de servicios y usuarios y/o clientes con los que interactúa la organización.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.
Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
Por su Contenido
De organización:
Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones, organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación de una organización. También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular.
De procedimientos:
Constituyen un instrumento técnico que incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad para la realización de una función, actividad o tarea específica en una organización. Todo procedimiento puede incluir la determinación de tiempos de ejecución, el uso de recursos materiales y tecnológicos, y la aplicación de métodos de trabajo y control para obtener el oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Contar con una descripción de los procedimientos permite comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad.
De historia de la organización:
Estos manuales son documentos que refieren la historia de una organización, como su creación, crecimiento, logros, evolución de su estructura, situación y composición. Este tipo de conocimiento proporciona al personal una visión de la organización y su cultura, lo que facilita su adaptación y ambientación laboral. Además, cumple con la función de servir como mecanismo de enlace y contacto con otras organizaciones, autoridades, proveedores, clientes y/o usuarios.
La información histórica puede enriquecer otra clase de manual como es el caso del de organización, políticas, contenido múltiple, etc.
De puestos:
Conocido también como manual individual o instructivo de trabajo, precisa la identificación, relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización.
De técnicas:
Documento que agrupa los principios y técnicas necesarios para la realización de una o varias funciones en forma total o parcial.
De ventas:
Instructivo que integra información específica para apoyar la función de ventas, tal como:
- Descripción de productos y/o servicios.
- Mecanismos para llevarlas a cabo.
- Políticas de funcionamiento.
- Estructura del equipo de trabajo.
- Análisis ambiental.
- División territorial y,
- Medición del trabajo.
De producción:
Elemento de soporte para dar dirección y coordinar procesos de producción en todas sus fases. Constituye un auxiliar muy valioso para uniformar criterios y sistematizar líneas de trabajo en áreas de fabricación.
De finanzas:
Manuales que respaldan el manejo y distribución de los recursos económicos de una organización en todos sus niveles, en particular en las áreas responsables de su capacitación, aplicación, conservación y control.
De personal:
Identificados también como de relaciones industriales, de reglas del empleado o de empleo, estos manuales básicamente incluyen información sobre:
- Prestaciones.
- Servicios.
- Condiciones de trabajo.
De operación:
Manuales utilizados para apoyar tareas altamente especializadas o cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy específico.
De sistemas:
Instrumento de apoyo que reúne las bases para el funcionamiento óptimo de sistemas administrativos computacionales, etcétera, de una organización.
Por su ámbito
Generales:
Documentos que contienen información global de una organización, atendiendo a su estructura, funcionamiento y personal.
Específicos:
Manuales que concentran un tipo de información en particular, ya sea unidad administrativa, área, puesto, equipos, técnicas o a una combinación de ellos.
Contiene información detallada del contenido de los manuales de organización y procedimientos, en virtud de que son los de uso más generalizado en las organizaciones, por lo que pueden servir de base para la preparación de toda clase de manuales administrativos.
De Políticas:
Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer las políticas de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.
De Contenido Múltiple:
Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifiquen la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manual.
Departamentales:
Estos contienen los objetivos, políticas, normas, la carta de organización general y departamental, así como el análisis de los puestos y gráficas de proceso y flujo de las funciones.
De Organización:
Su propósito es exponer en forma detallada formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos.
De Bienvenida:
Su objetivo es la rápida adaptación del nuevo trabajador a la empresa, a través de una explicación de la historia de la empresa, a que se dedica, su organización, sus políticas; prestaciones, reglamentos, ubicación de las instalaciones, etc.
De Procedimientos:
Los manuales de procedimientos son aquellos instrumentos de información en los que se describen, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones, de una unidad administrativa.
Función e Importancia del Manual de Procedimientos
La principal función es el establecimiento por escrito de la información necesaria, que mostrará la manera de realizar las actividades, y de quienes tendrán que llevarlas a cabo. Sobre todo en el entrenamiento de los recién llegados y como recordatorio de los empleados que ya llevan algún tiempo dentro de la organización.
Por lo tanto son de gran importancia ya que:
Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.
Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
Aumenta la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe de hacer y como se debe de hacer.
Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa.
Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de: responsabilidad.
Son una base para el mejoramiento de sistemas.
Reducen costos al incrementar la eficiencia.
Características del Manual de Procedimientos
Las tres características básicas de los manuales son: legibilidad, referencia y modernos.
Contenido de un Manual de Procedimientos
Una regla respecto al contenido de este tipo de manuales, es que un manual no debe contener más que los elementos estrictamente necesarios para el logro de los objetivos previstos para cada área y para el mantenimiento de los controles administrativos indispensables.
Los elementos que en la práctica aparecen con mayor frecuencia en los manuales son:
1. ÍNDICE
2. INTRODUCCIÓN
2.1 Objetivos del manual.
2.2 Alcance.
2.3 Como usar el manual.
2.4 Revisiones y recomendaciones.
3. ORGANIGRAMA
3.1 Interpretación de la estructura orgánica, en la cual se explican aspectos
como:
3.1.1 Sistema de organización (Lineal, Funcional, etc.).
3.1.2 Tipo de departamentalización (geográfica, por producto, etc.).
3.1.3 Amplitud de la centralización y descentralización.
3.1.4 Relación entre personal con autoridad de línea y asesoría.
4. GRÁFICAS
4.1 Diagramas de flujo.
5. TEXTO
5.1 Descripción narrativa de los procedimientos.
6. FORMAS
6.1 Formas empleadas (por lo general planeadas y rediseñadas).
6.2 Instructivos de las formas empleadas.
Actividad 53. "Tipos y Procedimientos de Elaboración de los Manuales"
Actividad 53. "Tipos y Procedimientos de Elaboración de los Manuales"
Realiza el siguiente cuestionario, y sube tu evidencia a classroom.
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1.8.2.2 Procedimiento de la Auditoría Administrativa
Es la técnica que tiene como propósito la comprobación, verificación y evaluación de las actividades, por medio de la investigación aplicada a hechos y registros.
Mediante la Auditoría se realiza una investigación para determinar, cuáles son las causas que han provocado desviaciones en el cumplimiento de los objetivos organizacionales; como se han originado éstas; qué efectos producirán en el desempeño de las actividades. Obteniendo como resultado el conocimiento respecto a los puntos fuertes y débiles del organismo social, de tal forma que se conduzca una acción permanente para reforzar lo positivo y disminuir o eliminar los aspectos negativos, ya que sólo lograrán el crecimiento, desarrollo y productividad que desean.
Dependiendo de que sea lo que se vaya a examinar en un organismo social (por ejemplo: actividades, procedimientos, registros, etc.), existe un tipo de auditoría en especifico para efectuarlo.
Ejemplo: Este tipo de Auditoría se aplica para analizar y evaluar el procedimiento de capacitación que se lleva a cabo en la empresa a fin de sugerir los nuevos y mejores procedimientos para su desarrollo.
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
La Auditoría Administrativa tiene como función detectar irregularidades en la organización.
Comprendiendo el papel que desempeña en las diferentes áreas de la empresa. A través de su concepto, función, objetivos y procedimientos.
Con el objeto de entenderla como un medio de supervisión y diagnóstico de las actividades que se efectúan en la organización.
Consiste en realizar un examen de la Administración de un organismo social realizado por un profesional autorizado de la Administración, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, sus metas, fijadas con base en la organización, sus recursos (humanos, técnicos, financieros y materiales), sus métodos y controles, y su forma de operar.
AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS
Consiste en efectuar un examen objetivo, minucioso y lógico de los objetivos, políticas, sistemas y controles, aplicación de recursos y la estructura de la organización que tiene a su cargo la responsabilidad de los recursos humanos. Este tipo de auditoría es sólo uno de los factores internos que trata la Auditoría Administrativa.
Ejemplo: Este tipo de auditoría se aplica para analizar y evaluar si el personal está trabajando de acuerdo a los procedimientos establecidos.
Ejemplo: Este tipo de auditoría se puede utilizar para analizar y evaluar si el balance general se ha realizado respetando la partida doble.
AUDITORÍA FINANCIERA
Consiste en efectuar una revisión exploratoria y crítica de los controles subyacentes y los registros de contabilidad de una empresa realizada por un contador público autorizado, cuya conclusión es un dictamen acerca de la corrección de los estados financieros de la empresa.
Formas de aplicar una Auditoría
Ubicación de la Unidad de Auditoría como órgano asesor del Consejo de Administración
Ubicación de la Unidad de Auditoría como extensión de la Administración Financiera
La Unidad de Auditoría como una función independiente de la Administración Financiera
Objetivo
Descubrir deficiencias e irregularidades (por ejemplo: duplicidad de funciones; que no se cumpla el volumen de ventas o de protección establecidos en la planeación; etc.) en alguna parte del organismo social examinado indicando sus posibles correcciones, es decir, tiene que contribuir a que la dirección logre una administración eficaz y eficiente mediante el cumplimiento de sus objetivos.
La Auditoría Administrativa va más allá de la función contable, pues incluye la administración, las operaciones, las funciones, el personal. Mejora la administración aplicada, al distribuir las deficiencias que limitan el desarrollo de un organismo social mediante el análisis racional y objetivo de todas y cada una de las funciones operativas que se realizan en él.
El alcance del estudio de la Auditoría Administrativa es total ya que puede comprender una función, actividad, área, sección o grupos de departamentos o la empresa en su totalidad.
Dado que el alcance de estudio de la Auditoría Administrativa es muy amplio, es conveniente, que para tener una mejor apreciación de los aspectos que se auditan, atender a los diferentes enfoques que la componen. Los enfoques de la Auditoría Administrativa son:
Procedimientos
El procedimiento para llevar a cabo la Auditoría Administrativa consta de varios pasos como son:
1. Estudio preliminar
2. Programa de Auditoría
3. Investigación
4. Análisis, interpretación y síntesis
5. Formulación de conclusiones y recomendaciones
6. Preparación del informe.
Actividad 54. "Procedimiento de la Auditoría Administrativa"
Actividad 54. "Procedimiento de la Auditoría Administrativa"
De acuerdo al tema abordado anteriormente, explica en un breve resumen, el por qué es importante una auditoría en la organización y en su experiencia que ventajas tendría para aportar, al finalizar sube tu evidencia a classroom.
De acuerdo al tema abordado anteriormente, explica en un breve resumen, el por qué es importante una auditoría en la organización y en su experiencia que ventajas tendría para aportar, al finalizar sube tu evidencia a classroom.
Actividad 55. "Procedimiento de la Auditoría Administrativa II"
Actividad 55. "Procedimiento de la Auditoría Administrativa II"
Realiza la siguiente actividad y al finalizar sube tu evidencia a classroom.
Realiza la siguiente actividad y al finalizar sube tu evidencia a classroom.
EXÁMENES FINALES
Después de haber revisado los videos e información de los distintos módulos, contesta los exámenes finales de las siguientes asignaturas. Te deseamos éxito en esta última prueba.
"Aplicación para el Trabajo
"Administración de Recursos Humanos"
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